Ganz einfach: mit E-Mail-Management

Jeden Tag werden unzählige E-Mails versendet. Statista schätzt, dass 2017 mehr als 771 Milliarden E-Mails in Deutschland versendet wurden, Spam exklusive. Und 2018? Da ist die Prognose folgende: 917 Milliarden. Es gibt also Zahlenbeweise für unser Gefühl, dass wir ständig noch mehr E-Mails bekommen. Und es ist bestimmt schon jedem mal passiert, dass dabei die ein oder andere E-Mail untergegangen ist.

Anders als im analogen Zeitalter müssen wir nämlich den Überblick über etwas behalten, was abhängig ist von unserer Internetverbindung und unserem E-Mail-Provider und nicht wie früher vom Postboten. Deshalb ist es für jeden, der in seinem Leben zufriedener, motivierter und inspirierter sein möchte, ein Muss, sich mit seinem E-Mail-Management auseinanderzusetzen.

Aus diesem Grund habe ich mich für Sie umgesehen und ein paar Tipps dafür herausgesucht:

Feste Zeiten für E-Mails

Man kennt es, die Arbeit am Computer wird den ganzen Tag davon unterbrochen, dass E-Mails reinflattern. Lassen Sie sich davon nicht ablenken und stellen Sie am besten Ihr E-Mail-Programm aus, solange Sie konzentriert arbeiten oder einer anderen Tätigkeit ohne Unterbrechung nachgehen wollen. Deshalb kann es hilfreich sein, sich zwei Zeitpunkte am Tag für die Bearbeitung von E-Mails zu setzen.

Kampf der roten Zahl

Versuchen Sie, Ihren Posteingang leer zu halten. Die rote Zahl, die anzeigt, wie viele ungelesene E-Mails auf einen warten, kann einen wahnsinnig machen und lenkt ab. Legen Sie lieber unterschiedliche Unterordner zu bestimmten Themen an und verschieben Ihre E-Mails dorthin. Dann haben Sie auch einen besseren Überblick.

Routine

Legen Sie sich eine E-Mail-Routine zu. Gehen Sie erst die ungelesenen E-Mails durch und löschen Sie die unwichtigen. Sortieren Sie dann die E-Mails in Unterordner, zum Beispiel „beantworten“, „bearbeiten“, „später lesen“ und „aufheben“. Danach können Sie die E-Mails durchgehen. Für den Ordner „später lesen“ empfiehlt sich ein fester Zeitpunkt, zu dem Sie wirklich alles lesen. Wenn Sie das mehrfach nicht schaffen, löschen Sie den Ordner mal hin und wieder komplett, damit sich die E-Mails da nicht horten.

Und bedenken Sie: Die E-Mail ist ein schnelles Medium. Das bedeutet, antworten Sie am besten am selben Tag. Nur wenn es gar nicht anderes geht, am darauffolgenden.

Einmal anfassen

Sobald Sie die E-Mails sortiert haben, lassen Sie sich durch nichts mehr dazu verleiten, das Antworten auf später zu verschieben. Wer seine E-Mails nur noch einmal anfasst, spart sehr viel Zeit. Probieren Sie es aus.

Ihr Sellection To-Do für diese Woche:

… halten Sie sich selbst den Spiegel vor:

Wie läuft Ihr E-Mail-Management bis jetzt?

Wie oft fassen Sie Ihre E-Mails an, bis Sie sie beantworten?

Wie viele ungelesene E-Mails befinden sich gerade in Ihrem Posteingang?

Nutzen Sie bereits E-Mail-Bearbeitungsroutinen?

Wie oft fühlen Sie sich von Ihren E-Mails überfordert?

Lassen Sie sich nicht stressen, E-Mails sollten ja eigentlich Ihr Leben erleichtern. Nutzen Sie die kleinen Tipps, um wieder einen Überblick zu bekommen und nicht ganz unterzugehen. Viel Erfolg bei der Umsetzung.